Во время проверок нужно предоставлять копии документов, созданных в электронной форме

Налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, первичных документов, регистров бухучета, финотчетности в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету проверки.

Об этом рассказала ГФС в письме № 10089/6/99-99-14-03-03-15, добавив, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое засвидетельствовано в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона «Об электронных документах и электронном документообороте»).

Напомним, п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон № 996) определено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухучете).

Налогоплательщик обязан предоставить должностным лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки (п. 85.2 ст. 85 НК).

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухучета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов (п. 6 ст. 9 Закона № 996).

Кроме того, должностное лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных НК, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (п. 85.8 ст. 85 НК).