Электронный документ: использование при ведении хозяйственной деятельности и судебном процессе

Сегодня, в связи с развитием компьютерных технологий, ведение предпринимательской деятельности не остается в стороне от прогресса. Предприниматели все чаще при общении с контрагентами используют различные программы мгновенного обмена сообщениями (так называемые мессенджеры), электронная переписка и прочее.

Может ли такая форма электронного обмена в дальнейшем использоваться как доказательство в судебном процессе, о чем говорит теория и практика, специалисты Юридической компании Легал сегодня раскрывают данную тему в настоящем материале.

В соответствии с нормами гражданского законодательства, стороны вправе выбирать форму сделки, если иное не установлено законом, например, если законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение конкретного договора, который Вы планируете заключить, то Вы свободны в выборе формы его заключения.

Применение компьютерных технологий ускоряет обмен информацией и способствует дистанционному общению, поэтому часто используется при ведении хозяйственной деятельности.

Согласно статье 207 Гражданского кодекса Украины (далее — ГК) сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны.

Сделка считается совершенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпной, электронного или иного технического средства связи.

Кроме того, с сентября 2015 действует Закон Украины «Об электронной коммерции», определяющий порядок совершения сделок с применением информационно-телекоммуникационных систем и определяет права и обязанности участников отношений в сфере электронной коммерции.

Обратите внимание! Закон устанавливает исчерпывающий перечень сделок, на которые не распространяется его действие.

То есть, в настоящее время законодательно созданы все условия для заключения договоров в цифровой или иной нематериальной форме с помощью электронных, магнитных, электромагнитных, оптических или других средств, способных к воспроизводству, передачи или хранения информации. Однако на практике нередки случаи, когда сначала одна сторона договора распечатала условия договора и поставила на бумаге мокрую печать и подпись уполномоченного лица, после чего направила скан-копию данного документа для соответствующих действий своего контрагента. В результате компании имеют две скан-копии, вторая из которых выглядит в глазах юристов сомнительно. Ведь мокрая печать и подпись уполномоченного лица другой стороны в договоре украсили собой распечатку копии, фактически никем не заверенной, то есть подписанный был не оригинал документа, а его копия.

Конечно, данная процедура направлена на ускорение заключения договора и в дальнейшем возможен и скорее всего будет совершен обмен оригиналами документов.

Однако актуальным остается вопрос именно урегулирования договорных отношений путем электронной переписки, а как следствие возникает важный вопрос как в дальнейшем в судебном порядке доказывать тот или иной факт, имеющий существенное значение при разрешении споров, на основании таких договоров.

Поэтому рассмотрим более подробно, как законодательство регулирует вопросы использования электронных документов в ведении предпринимательской деятельности и в качестве доказательства в судебном процессе.

Согласно ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Украины (далее — ГПК) доказательствами являются любые фактические данные, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, и иных обстоятельств, имеющих значение для разрешения дела. Эти данные устанавливаются на основании объяснений сторон, третьих лиц, их представителей, допрошенных в качестве свидетелей, показаний свидетелей, письменных доказательств, вещественных доказательств, в частности звуко- и видеозаписей, заключений экспертов.

Письменными доказательствами ГПК определяет любые документы, акты, справки, переписка служебного или личного характера, или выдержки из них, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела.

Вещественными доказательствами, в соответствии с положениями ГПК, являются предметы материального мира, содержащие информацию об обстоятельствах, имеющих значение для дела. Вещественными доказательствами являются также магнитные, электронные и другие носители информации, содержащие аудиовизуальную информацию об обстоятельствах, имеющих значение для дела.

Согласно Хозяйственного процессуального кодекса Украины доказательствами по делу являются любые фактические данные, на основании которых суд в определенном законом порядке устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, на которых основываются требования и возражения сторон, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения хозяйственного спора.

Эти данные устанавливаются следующими средствами: письменными и вещественными доказательствами, заключениями судебных экспертов;

Письменными доказательствами определены документы и материалы, содержащие данные об обстоятельствах, имеющих значение для правильного разрешения спора.

В соответствии с Законом Украины «Об информации» документ — материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранения и передачи во времени и пространстве

Закон «Об электронных документах и электронном документообороте» определяет, что электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.

Визуальной форме представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Итак, электронный документ может быть использован в качестве доказательства в соответствии с украинским процессуальным законодательством. К тому же, в зависимости от формы его представления можно отнести его или к письменным, или к вещественным доказательствам.

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи». То есть, если Вы создали электронный документ и при подписании использовали электронную цифровую подпись, подтвердить его подлинность и использовать в качестве доказательства, не представляет никаких проблем. Однако на сегодня, использования электронной цифровой подписи не приобрело массовый характер, обычно используют его в отношениях с Государственной фискальной службой, а именно при подаче отчетности в электронном формате.

    Кроме того, законом «Об электронных документах и электронном документообороте» определено, что в случае отправки электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа. Если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

     Оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством; в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в бумажной копии.

Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверенное в надлежащем порядке.

   Законодательством определено, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. Что бесспорно, значительный плюс при решении вопроса применения такого доказательства. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что сегодня украинское законодательство позволяет осуществлять хозяйственную деятельность и возможность общения с контрагентами с помощью компьютерных технологий. Что в свою очередь дает возможность использовать электронные документы в качестве доказательств при судебном рассмотрении дел.

Однако возникает вопрос, в какой форме должны быть представлены доказательства, чтобы не возникало сомнений в их достоверности.

Анализируя нормы вышеупомянутых законодательных актов, считаем, что в случае заключения договора путем обмена электронными письмами данный факт должен быть указан в самом тексте договора. То есть стороны должны передать свои достоверные реквизиты и определить порядок подтверждения получения электронных писем. Тогда предоставления суду распечатки электронной переписки станет вполне допустимым доказательством.

Также стороны имеют право обратиться к эксперту, вывод которого может подтвердить отправку электронного письма путем исследования компьютера, с которого было отправлено сообщение, данных по почтовому серверу, исследования служебной информации с электронной переписки и прочее. По результатам компьютерно-технической экспертизы эксперт сможет определить фактическое местонахождение сервера, исследовать содержание самого сервера, даже восстановить удаленные файлы, определив дату их создания и размещения.

Кроме того, электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму и использоваться как письменное доказательство. Или представить носитель, на котором содержится электронный документ, и просить приобщить его к материалам дела в качестве вещественного доказательства.

Возможность использования электронных доказательств законодательством предоставлено, сторона в споре должна понимать, что положительный результат решения дела зависит от ее умения такую возможность использовать.

Если у Вас возникли вопросы по урегулированию отношений, совершенные путем обмена электронными документами, советуем обратиться за консультацией к профессиональным юристам.

Специалисты Юридической компании Легал готовы предоставить свою помощь в досудебном урегулировании спора, а также представлять Ваши интересы и защищать права в судебном процессе.